fbpx

#5phútthôi: Phân tích dữ liệu đơn giản, nhanh và chính xác với Pivot Table (Phần 2)

Trong bài trước, các bạn đã được phổ biến về những kiến thức cơ bản của Pivot Table và mất 5 phút để hiểu và áp dụng nó. Trong bài viết này, Palos sẽ cùng các bạn dành ra “5 phút thôi” để giới thiệu bạn những kỹ thuật nâng cao hơn của Pivot Table.

Pivot Table có rất nhiều kĩ năng hữu ích. Nếu bạn có khả năng tận dụng hoàn toàn những tính năng mà nó mang lại, thậm chí bạn có thể trở thành một chuyên viên phân tích nghiệp vụ chính xác mà không mất quá nhiều thời gian để học hỏi các ngôn ngữ máy tính. Vì vậy, Palos sẽ chia nhỏ những tính năng để cung cấp cho bạn đọc cái nhìn rõ ràng nhất về các tính năng đặc biệt của Pivot Table. Trong lần thử này, chúng ta sẽ tiếp tục lấy ví dụ trong file Bản thống kê Bán hàng của một công ty mà Palos đã cung cấp.

Bước 1: Kiểm tra Dữ liệu

  • Bảng tính này có ba sheet: Customer Info, Order Info và Payment Info
  • Nhấp vào sheet Customer Info và xem nó có chứa số đơn hàng và tên và trạng thái của khách hàng.
Customer Info sheet - Pivot Table
  • Nhấp vào bảng Order Info và xem nó có chứa số đơn hàng, cũng như các trường ngày tháng, các sản phẩm được đặt, và các sản phẩm có phải là hữu cơ hay không.

Order Info sheet

  • Nhấp vào sheet Payment Info và xem nó có chứa số đơn hàng, giá mỗi đơn hàng, phương thức thanh toán và đơn hàng được đặt bởi một khách hàng mới hay khách hàng cũ.
Payment Info sheet - Pivot Table

Bằng cách kết nối tất cả các sheet này trong bảng tác vụ của Pivot Table, chúng ta có thể chọn dữ liệu từ mỗi sheet. Vì số đơn hàng tồn tại trong cả ba sheet, nên chúng sẽ trở thành các điểm kết nối. Cơ sở dữ liệu gọi đây là một primary key (khóa chính). Lưu ý rằng không phải lúc nào cũng cần thiết phải có một khóa chính, nhưng nó làm giảm khả năng xảy ra lỗi.

Bước 2: Tạo bảng

  • Trước khi tạo ra Pivot Table, chúng ta hãy tạo ra một bảng từ mỗi sheet.
  • Quay trở lại Bảng Khách hàng, sau đó nhấp vào bất kỳ nơi nào trong vùng dữ liệu. Chuyển đến tab Insert trên thanh ribbon, sau đó nhấp vào biểu tượng Table.
creating a table from existing data
  • Chuyển đổi dữ liệu trên một bảng tính bằng cách chọn Insert > Table

Hộp thoại Create Table xác định chính xác khu vực của bảng. Hộp đánh dấu ở phía dưới cũng sẽ xác định rằng hàng đầu tiên của bảng là dành cho tiêu đề. (Nếu không, hãy chọn tùy chọn đó.)

Create Table dialog box

Nhấp OK, và bây giờ bạn có một bảng với các nút lọc dữ liệu. Bạn có thể nhấp vào bên trong nó để bỏ chọn, nếu bạn muốn xem nó rõ hơn (chỉ cần không bấm bên ngoài bảng). Thanh ribbon cũng hiển thị tab Design cho bảng. Ở phía bên trái của dải ribbon, hộp Table Name hiển thị tên tạm thời của Table 1. Xóa nó, và gọi nó là Customer_Info (sử dụng một dấu gạch dưới thay vì một khoảng trắng). Sau đó nhấn Enter.

applying a name to a table

Lặp lại quy trình này trên sheet Order Info và Payment Info. Đặt tên các bảng tương ứng là Order_Info và Payment_Info.

Bây giờ chúng ta đã sẵn sàng để thêm Pivot Table.

Bước 3: Chèn Pivot Table

Trên sheet Payment Info, đảm bảo con trỏ ở đâu đó trong bảng. Quay trở lại tab Insert trên ribbon, và nhấp vào biểu tượng Pivot Table (biểu tượng đầu tiên).

inserting the Pivot Table
  • Với con trỏ bên trong một trong các bảng, chọn Insert > Pivot Table
  • Hộp thoại xuất hiện sẽ xác định bảng phù hợp và chọn PivotTable sẽ nằm trong một bảng tính mới. Ở phía dưới cùng, nhấp vào hộp đánh dấu Add this data to the Data Model. Sau đó bấm OK.
add data to the Data Model
  • Adding the data to the Data Model là thứ cho phép các kết nối hoạt động
  • Bạn sẽ có một Pivot Table trên một sheet mới, sẽ có một cửa sổ tác vụ ở phía bên phải màn hình, và thanh ribbon sẽ hiển thị tab Analyze.
  • Cửa sổ tác vụ hiển thị bảng và các trường chỉ cho sheet hiện tại, do đó hãy nhấp vào ALL để thấy tất cả các bảng mà bạn đã tạo. Nhưng trước khi có thể sử dụng chúng, chúng ta phải kết nối chúng lại với nhau, và điều đó có nghĩa là tạo ra các mối quan hệ. Nhấp vào nút Relationships trên thanh ribbon.

Bước 4: Thiết lập Quan hệ Bảng

  • Nhấp vào nút đó sẽ hiển thị hộp thoại Manage Relationships. Nhấp vào nút New và hiển thị hộp thoại Create Relationships. Chúng ta sẽ tạo ra hai mối quan hệ bằng cách sử dụng trường Order làm yếu tố kết nối.
  • Từ danh sách sổ xuống, chọn Payment_Info cho table, và bên cạnh nó, chọn Order từ trình đơn thả xuống Column. Trên hàng thứ hai, chọn Customer_Info từ danh sách sổ xuống Related Table và bên cạnh nó, chọn Order từ danh sách Related Column.

creating a table relationship

  • Điều này có nghĩa là các bảng Payment_Info và Customer_Info có liên quan khi chúng có số đơn hàng khớp nhau.
  • Nhấp vào OK và chúng ta thấy rằng mối quan hệ được liệt kê trong hộp Manage Relationships.
  • Lặp lại quá trình này để tạo ra một mối quan hệ kết nối Payment_Info với Order_Info, tương tự sử dụng trường Order. Hộp Manage Relationships bây giờ sẽ giống như sau:

list of all relationships

  • Lưu ý rằng không cần phải tạo mối quan hệ giữa bảng Order_Info và Customer_Info, vì chúng được tự động kết nối thông qua bảng Payment_Info.
  • Nhấp vào nút Close ở dưới cùng của cái hộp. Bây giờ cuối cùng chúng ta có thể kéo các trường vào bảng Pivot Table.
  • Chèn các Trường vào Bảng Pivot Table

– Trong phần ALL của bảng tác vụ, nhấp vào các mũi tên nhỏ để thấy cả ba bảng, để bạn thấy các trường của chúng. Kéo các trường vào các vùng Pivot Table như sau:

  • + State và Month vào ROWS
  • + Product vào COLUMNS
  • + Sale vào VALUES
  • + Status vào FILTERS

final PivotTable

Bây giờ bạn có thể sử dụng và sửa đổi điều này giống như bất kỳ PivotTable khác.

Bài viết liên quan

Chia sẻ ngay

Share on facebook
Share on linkedin

Đăng kí nhận thông tin hữu ích mỗi tuần từ Palos

Bạn đã đăng ký thành công!

Chúng mình sẽ liên hệ lại trong thời gian sớm nhất.
Nhận thêm thông tin bổ ích về ngành