fbpx
Công cụ Gap Analysis

Gap Analysis – cánh tay đắc lực không thể thiếu dành cho Business Analyst

Làm thế nào bạn biết bạn cần giảm thiểu, sửa chữa, cải tiến hoặc thay đổi những gì để giúp công ty của bạn phát triển một cách mạnh mẽ? Đáp án chính là: Gap Analysis! Gap Analysis sẽ giúp bạn đánh giá toàn diện về khoảng cách giữa vị trí hiện tại của và mục tiêu kỳ vọng của của công ty để bạn có thể đánh giá đúng tiềm năng của mình và hoạt động dựa trên dữ liệu chứ không phải suy đoán.

Cùng Palos khám phá sự toàn năng của phương pháp này nhé!

Gap Analysis là gì?

Gap Analysis là quá trình so sánh tình hình thực tế với những gì đã được dự kiến hoặc mong muốn. Phương pháp này cung cấp cách để xác định các yếu tố chưa tối ưu hoặc còn thiếu, sau đó đề xuất các bước sẽ giúp công ty đạt được mục tiêu của mình.

Gap Analysis:
Gap Analysis là quá trình so sáng thực tế với dự kiến mong muốn

Triển khai việc phân tích gap analysis cho tổ chức thực chất rất đơn giản. Gap analysis, về mặt chiến lược là một trong những cách để bắt đầu suy nghĩ về mục tiêu của bạn một cách có hệ thống và ý nghĩa.

Lợi ích của Gap Analysis

Gap analysis là một công cụ được sử dụng thường xuyên vì những lợi ích thiết thực nó đem lại cho công ty khi áp dụng, bao gồm:

  • Hiểu rõ về các lĩnh vực cần cải thiện, chẳng hạn như hiệu suất, sản phẩm, lợi nhuận, quy trình, sự hài lòng của khách hàng, hiệu suất, sự tham gia và lợi thế cạnh tranh.
  • Đảm bảo rằng các yêu cầu của dự án đã được đáp ứng.
  • Tìm ra những điểm yếu và bất cập để giải quyết.
  • Khám phá sự khác biệt trong nhận thức và thực tế.
  • Cung cấp thông tin để hướng dẫn những người ra quyết định, có thể dẫn đến các quyết định tốt hơn
  • Tìm những phương án tốt nhất để triển khai các nguồn lực một cách hiệu quả
  • Nếu phương pháp gap analysis được thực hiện tốt, kết quả phân tích khoảng cách sẽ rất rõ ràng và dễ hiểu.

Cách triển khai Gap Analysis

mô hình Gap analysis - Palos Institute
Mô hình Gap Analysis

Biết cách thực hiện phân tích khoảng cách (gap analysis) là rất quan trọng để đạt được kết quả tốt nhất. Các bước sau đây sẽ giúp bạn thực hiện một phân tích khoảng cách hữu ích:

  1. Xác định lĩnh vực cần phân tích và xác định các mục tiêu cần hoàn thành .
  2. Thiết lập trạng thái lý tưởng mà bạn mong muốn.
  3. Phân tích tình hình hiện tại của bạn.
  4. So sánh trạng thái hiện tại với trạng thái lý tưởng. Mô tả khoảng cách và định lượng sự khác biệt. 
  5. Lập ra kế hoạch hành động.

Các phương pháp có thể áp dụng trong Gap Analysis:

Khi thực hiện phân tích khoảng cách (Gap Analysis), có nhiều cách để xác định và giải quyết các vấn đề. Có một số phương pháp phổ biến hay được sử dụng như sau:

Khung McKinsey 7Ss 

Khung McKinsey có bảy hạng mục: chiến lược, cấu trúc, hệ thống, giá trị được chia sẻ, kỹ năng, phong cách và đội ngũ nhân viên. Ba phần đầu được coi là “cứng” và phần còn lại được coi là “mềm”.

Một ví dụ về sự điều chỉnh sai lệch có thể là nếu một dây chuyền sản xuất cần 20 người hoạt động hết công suất, nhưng ca làm việc ở nghĩa địa chỉ có 15 người. Trong trường hợp này, có sự sai lệch giữa hệ thống và nhân viên.

Khung McKinsey 7Ss

Nadler-Tushman Congruence Framework

Mô hình này chia hiệu suất của một công ty thành bốn lĩnh vực: công việc, con người, cấu trúc và văn hóa. Lưu ý điểm mạnh và điểm yếu của từng yếu tố, sau đó so sánh chúng với các yếu tố khác. Mục đích là để tìm hiểu xem liệu công việc đang được thực hiện trong mỗi khu vực có hỗ trợ những công việc khác hay không. 

Ví dụ: nếu một nhóm tuân thủ đang thực hiện nhiệm vụ của họ ở cấp độ cao và tìm thấy các khu vực mà công ty không tuân theo các luật và quy định nhất định, nhưng tổ chức của công ty không có bất kỳ cách nào để thực hiện những thay đổi này, thì con người và cơ cấu không đồng dư.

Mô hình Nadler-Tushman Congruence Framework- Palos Institute
Mô hình Nadler-Tushman Congruence Framework

SWOT Framework

SWOT là từ viết tắt của điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức. Bạn có thể sử dụng mô hình SWOT để tận dụng tối đa những gì doanh nghiệp có, mang lại lợi thế tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn. Bên cạnh đó, SWOT có thể giúp doanh nghiệp giảm thiểu khả năng thất bại, bằng cách hiểu doanh nghiệp bạn đang thiếu những gì và giúp loại bỏ những mối nguy hiểm có thể xảy đến. Đây là một công cụ vô cùng hữu dụng khi áp dụng trong Gap Analysis.

Mô hình SWOT - Palos Institute
Mô hình SWOT

PESTEL Framework 

Pestel Framework là một từ viết tắt của chính trị, kinh tế, xã hội, công nghệ, môi trường và pháp lý. Mặc dù nó có thể là một phân tích độc lập, một công ty cũng có thể sử dụng nó như một khung phân tích khoảng cách.

Mô hình PESTEL Framework  Palos Institute
Mô hình PESTEL Framework 

Fishbone Framework

Fishbone Framework là một công cụ được tạo ra bởi Kaoru Ishikawa, một chuyên gia kiểm soát chất lượng Nhật Bản. Phương pháp này được thiết kế để xác định nguyên nhân của vấn đề và chia chúng thành các loại, tương tự như các phương pháp ở trên.

Mô hình Fishbone Framework
Mô hình Fishbone Framework

Tạm kết

Gap Analysis – một phương án vô cùng hữu dụng và toàn năng trong việc đánh giá doanh nghiệp mình đang ở đâu và xác định được rõ mục tiêu doanh nghiệp muốn hướng tới là gì. Đây là một trong những tư duy vô cùng căn bản cho việc giải quyết vấn đề và đưa ra các quyết định mang tính chiến lược.

Đăng ký ngay khóa học BUSINESS ANALYSIS để thành thạo sử dụng công cụ Gap Analysis trong việc phân tích, dự đoán chiến lược phát triển các nguồn lực tương lai của doanh nghiệp

Bài viết liên quan

Chia sẻ ngay

Share on facebook
Share on linkedin

Đăng kí nhận thông tin hữu ích mỗi tuần từ Palos

Bạn đã đăng ký thành công!

Chúng mình sẽ liên hệ lại trong thời gian sớm nhất.
Nhận thêm thông tin bổ ích về ngành