fbpx

5 điều Business Analyst cần chuẩn bị cho buổi gặp mặt khách hàng hiệu quả

Là một Business Analyst, bạn sẽ phải thường xuyên làm việc với khách hàng để tìm hiểu và giải quyết các yêu cầu của họ. Chuyên viên phân tích nghiệp vụ (Business Analyst) cũng phải là những nhà “ngoại giao” ứng xử khéo léo để khai thác đúng “nỗi đau” mà khách hàng đang gặp phải, đồng thời kết nối với các phòng ban liên quan. Vậy kỹ năng nào là cần thiết và tạo hiệu quả tốt nhất cho Business Analyst trong những buổi gặp mặt khách hàng của mình?

Chỉ 5 phút thôi, bài viết của Palos dưới đây sẽ giúp bạn trau dồi và hình thành sự tự tin, linh hoạt thể hiện nghiệp vụ chuyên môn khi gặp khách hàng:

1.Xác định rõ mục đích của buổi gặp mặt

Đây là yếu tố đầu tiên và cũng là yếu tố cốt lõi cho những buổi gặp mặt với khách hàng. Bởi lẽ, khi không nắm được mục đích rõ ràng của buổi meeting, bạn sẽ chẳng biết cần chuẩn bị gì và trao đổi, thuyết phục khách hàng ra sao. Và nghiêm trọng hơn, bạn sẽ không nhận được kết quả gì sau buổi gặp mặt đó thậm chí có thể để lại ấn tượng xấu đối với khách hàng của mình.

công việc của BA
Business Analyst cần phải xác định cụ thể mục đích buổi gặp mặt

Vậy nên yêu cầu đầu tiên chính là bạn phải nắm rõ mục đích của buổi meeting:

  • Xây dựng một bản kế hoạch chi tiết 
  • Xác định kĩ càng phạm vi và nội dung thông tin bạn sẽ trao đổi 
  • Xác định được kỳ vọng, mục tiêu bạn mong muốn đạt được sau buổi meeting đó là gì và có chuẩn bị những bước đi khôn ngoan  tiếp theo để đạt được kết quả đó.

2. Xác định rõ khách hàng của mình là ai 

Hiểu về khách hàng chính là một trong những yêu cầu cơ bản dành của Business Analyst. Bạn cần biết rõ trong buổi meeting đó có những Stakeholders nào, họ là ai và đang nắm giữ vị trí, vai trò gì trong dự án/ công ty đối tác của mình và ảnh hưởng như thế nào đến mục tiêu mong muốn của mình sau buổi meeting. 

cách giao tiếp với khách hàng mà BA cần biết - Palos
Biết được những điều này sẽ giúp Business Analyst hiểu rõ khách hàng của mình hơn, từ đó có khâu chuẩn bị tốt nhất đối với họ, giúp bạn hỏi đúng câu hỏi và đúng người.

Một tips hữu dụng trong phần này chính là hãy thật sự để tâm tới từng cử chỉ, hành động của khách hàng. Sự am hiểu và quan tâm của bạn sẽ ghi điểm “ấn tượng” với khách hàng ghi nhận khi họ nhận được những lời chia sẻ thiện chí mong muốn được giải quyết vấn đề của mình. Đôi khi đây mới là nguyên nhân khiến kế hoạch của bạn được duyệt thay vì những lời đao to búa lớn khác.

3. Chuẩn bị sẵn danh sách câu hỏi cần khai thác 

Sau khi đã chuẩn bị tốt những yếu tố trên – hiểu được tổng quan dự án và hiểu được khách hàng của mình, thì tiếp đến sẽ là quá trình đọc, tìm hiểu yêu cầu của khách hàng, liệt kê danh sách câu hỏi về những vấn đề mình đang chưa hiểu rõ cũng như câu hỏi về những thông tin mình muốn khai thác từ phía khách hàng (mong muốn, suy nghĩ, băn khoăn, phản hồi của khách hàng về dự án…)

Bảng câu hỏi chăm sóc khách hàng -Palos
Chuẩn bị trước câu hỏi sẽ giúp Chuyên viên phân tích nghiệp vụ khai thác sâu hơn nhu cầu của khách hàng

Ngoài ra bạn cần xác định rõ bản thân muốn biết gì trước, nếu không bạn sẽ rất khó đặt được câu hỏi đúng trọng tâm và khó khai thác được insight từ khách hàng.

4. Luôn luôn lắng nghe sẵn sàng thấu hiểu dù đúng hay sai

Trong cả quá trình diễn ra buổi meeting, hãy đảm bảo rằng bạn luôn tập trung lắng nghe yêu cầu khách hàng và ghi chép lại ý chính để nghiên cứu và tư vấn giải pháp cho khách hàng. Vừa nghe vừa cố gắng tưởng tượng ra hệ thống, chức năng mà khách hàng đang muốn nói đến; và đưa ra những giải pháp, hướng đi đúng đắn nhất cho vấn đề. 

Cách lắng nghe khách hàng hiệu quả dành cho bạn - Batdongsanquan9.vn
Tập trung lắng nghe và ghi chép buổi meeting của bạn đạt hiệu suất cao hơn rất nhiều và sẽ ghi điểm tuyệt đối với đối tác của bạn.

5. Business Analyst cũng cần chuẩn bị vẻ ngoài lịch sự, tôn trọng đối phương

Yếu tố cuối cùng nhưng rất cần thiết đó chính là ngoại hình của bạn, khi gặp mặt khách hàng tùy theo hoàn cảnh mà mỗi Business Analyst cần có những phong cách ăn mặc, sự xuất hiện khác nhau. Tuy nhiên yếu tố lịch sự luôn phải được đặt lên hàng đầu. 

 nên mặc gì để ghi điểm với khách hàng - Palos
Business Analyst cần chuẩn bị vẻ ngoài lịch sự chỉnh chu khi gặp khách hàng

Hãy đảm bảo rằng hình ảnh của bạn trong buổi gặp gỡ là chỉnh chu, lịch sự và phù hợp nhất – đó cũng là một cách để bạn thể hiện sự tôn trọng của bản thân, của công ty mình đối với khách hàng.

Tạm kết:

Ấn tượng đầu tiên cho những buổi gặp gỡ khách hàng là vô cùng quan trọng. Những gợi ý trên sẽ giúp bạn lấy được cảm tình từ phía khách hàng và tạo ra sự chuyên nghiệp cho công tác nghiệp vụ của mình và cho cả hình ảnh công ty.

Tuy nhiên, bên cạnh các kỹ năng giao dịch và đàm phán, một Business Analyst cũng cần phải nắm vững kiến thức, tư duy chuẩn chỉnh từ gốc trong ngành. Đăng ký ngay khóa học Business Analysis tại Palos, bạn không chỉ được trau dồi những kỹ năng đòi hỏi trong ngành mà còn được trải nghiệm những công việc của một Chuyên viên phân tích nghiệp vụ “chính hiệu”.

Bài viết liên quan

Chia sẻ ngay

Share on facebook
Share on linkedin

Đăng kí nhận thông tin hữu ích mỗi tuần từ Palos

Bạn đã đăng ký thành công!

Chúng mình sẽ liên hệ lại trong thời gian sớm nhất.
Nhận thêm thông tin bổ ích về ngành